上一期说到了项目管理的五大过程组,就是从流程的角度,来梳理项目管理的过程,帮助项目管理者对项目过程进行逻辑分组,以便通过合适的流程进行系统的项目管理。
举个例子,在企业中,我们常常碰到一类项目,就是组织企业内部的活动。比如,公司每年一度的年会。
设想一下,若公司安排你来担任年会项目的负责人,你该如何组织和协调这一个项目呢?
第一,你可能要和你的项目主管一起,对这一个项目的具体目标进行讨论。比如,什么日期举办?大致的费用是多少?达成什么效果?大致的活动安排有哪些?
同时,你还会和几位同事一起,建立一个初步的项目团队,你们会一起讨论年会整体的进度节点,年会中可能会出现哪一些问题?年会的交付成果和验收标准有哪些?
第二,你很有可能会和项目小组一起,开始对年会项目进行详细的计划安排。你们一起来计划这一个项目中需要做的详细任务,把这些任务进行逻辑排序,找出影响这一个项目的最长路径,也就是项目的关键路径。
而且,你们还要把这些具体的任务分工到项目小组成员(责任分工),你们还应该要考虑项目中也许会出现的不确定事件(风险管理),你们还要计划一个定期沟通机制(沟通计划),你们也要制定一个采购计划(采购管理)。
第三,你和项目组成员根据项目管理计划,开始着手执行项目中的每一项任务,协调不同的小组成员配合,完成年会项目方方面面的事情。
第四,在年会项目的执行过程中,你作为项目负责人,需要定期跟进年会项目任务的完成情况。同时,和项目组一起,尽最大努力解决年会项目中出现的各个问题。
在年会项目推进的过程中,很可能你的老板/领导或者公司高管希望调整年会的安排,变更项目计划。如果有必要,还需要申请调整项目的人力或者资金分配,以便满足相关方的要求。
第五,年会举办完以后,你和项目组成员一起,完成整个项目的收尾的各项工作。
而且,你们非常有可能会坐在一起,对年会项目进行总结复盘,讨论项目的经验教训。
为了更好帮大家学习项目管理,在最常见的两天线下课程中,我把这五个分组稍微进行扩充,变成了项目管理八步曲。
在项目管理八步曲中,规划过程组有三个重要的过程,分别是:工作分解WBS,进度规划和风险管理。执行过程组有两个重要的过程,分别是沟通和一页纸。其他的过程组都是一个重要过程。
如果项目管理有一个清晰的流程,对项目管理者有哪些帮助和价值呢?如果项目管理没有流程,项目管理者应该从何处下手管理项目呢?
请对照年会项目的例子,找出一个你工作中的实际项目,写下你在项目管理中最经常做的五件事情,把这五件事情分别对应到五大过程组或八步曲。
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